Bij Well Cares Swimming waarderen we je privacy en zijn we toegewijd aan het beschermen van je persoonlijke gegevens.
Welke gegevens we verzamelen
We verzamelen en verwerken de volgende persoonlijke gegevens van zwemmers en/of hun ouders of voogden:
– Volledige naam en contactgegevens (e-mail, telefoonnummer)
– Adresgegevens
– Geboortedatum en geslacht
– Contactgegevens voor noodgevallen
– Betaal- en factuurgegevens
– Aanwezigheidsregistraties en incidentrapporten (indien van toepassing)
– Foto’s en video-opnames (alleen met voorafgaande toestemming)
Waarom we je gegevens verzamelen
We verzamelen deze informatie om:
– Deelnemers te registreren en zwemlessen te beheren
– Veiligheid tijdens activiteiten te waarborgen, inclusief medische ondersteuning indien nodig
– Met je te communiceren over roosters, wijzigingen of noodgevallen
– Betalingen en facturering te verwerken
– Te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. ongevallenregistratie)
Hoe je gegevens worden opgeslagen
Je gegevens worden veilig opgeslagen in digitale systemen met beperkte toegang, beheerd door alleen geautoriseerd personeel. Fysieke documenten (indien van toepassing) worden opgeslagen in afgesloten kasten.
Gegevens delen
Gegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij:
– Noodzakelijk bij medische noodgevallen
– Wettelijk vereist
– Deelnemer heeft expliciet toestemming gegeven
Alle gegevens worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel. Toegang tot, correctie of verwijdering van persoonlijke gegevens is mogelijk op verzoek via wellcares.info@gmail.com.
In geval van een ongeval (bijv. door een verwonding tijdens het zwemmen), kan relevante informatie worden gedeeld met onze verzekeraar Hienfeld.
Gebruik van foto’s en video’s
Tijdens lessen of evenementen maken we af en toe foto’s of video’s van deelnemers voor promotiedoeleinden, waaronder:
– Onze website
– Social media platforms (Instagram, LinkedIn)
– Flyers, brochures of ander marketingmateriaal
We publiceren nooit foto’s of video’s van deelnemers zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de persoon (of hun ouder/voogd, indien onder de 16). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen via wellcares.info@gmail.com. Na intrekking verwijderen we het relevante materiaal zo snel als redelijkerwijs mogelijk van onze platforms.
Je rechten
Je hebt het recht om:
– Toegang tot je persoonlijke gegevens te vragen
– Correctie of verwijdering van je gegevens te vragen
– Je toestemming op elk moment in te trekken
– Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via wellcares.info@gmail.com
Bewaartermijn
We bewaren persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk:
– Registratie- en contactgegevens: tot 2 jaar na je laatste les
– Incidentrapporten: 2 jaar (voor veiligheid en wettelijke naleving)
– Financiële gegevens: 7 jaar (zoals vereist door de Nederlandse belastingwet)
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan periodiek worden bijgewerkt. De meest recente versie is altijd beschikbaar op verzoek.
Laatst bijgewerkt: april 2025